Elektronischer Leistungsnachweis (Pflege)

Warum der elektronische Leistungsnachweis jetzt zum Erfolgsfaktor wird

In ambulanten Pflegediensten hängt die Abrechnung oft an einem kleinen, aber entscheidenden Schritt: der Unterschrift auf dem Leistungsnachweis. Wenn Unterschriften fehlen oder verspätet eingehen, verzögert sich die Abrechnung – und damit der Zahlungseingang. Genau hier setzt der elektronische Leistungsnachweis an: Er digitalisiert Erfassung, Bestätigung und Freigabe – inklusive digitaler Unterschrift.

Alexander Misera, Geschäftsführer und verantwortlich für das Produktmanagement bei huskycare, bringt es auf den Punkt: Einer der größten Zeitfresser in der Abrechnung ist die Wartezeit auf die Unterschrift. Mit elektronischen Signaturen lässt sich dieser Prozess erheblich beschleunigen – gerade für ambulante Teams mit hohem Besuchsvolumen.

Damit aus „digital“ auch wirklich abrechnungsfähig, nachvollziehbar und sicher wird, braucht es klare Rollen, saubere Prozesse und eine technische Basis, die zu den Anforderungen im Gesundheitswesen passt.

Was ist ein elektronischer Leistungsnachweis (und was ändert sich in der Praxis)?

Der Leistungsnachweis dokumentiert, welche Leistungen wann bei welcher Klientin oder welchem Klienten erbracht wurden. Im digitalen Verfahren wird dieser Nachweis nicht mehr auf Papier gesammelt, sondern elektronisch erfasst, bestätigt und revisionssicher gespeichert.

Das verändert vor allem drei Dinge:

• Geschwindigkeit: Bestätigungen können direkt vor Ort erfolgen – ohne „Zettelwirtschaft“.
• Nachvollziehbarkeit: Es ist klar dokumentiert, wer was wann bestätigt hat.
• Prozesssicherheit: Weniger Medienbrüche bedeuten weniger Fehlerquellen.

Wenn ihr euch grundsätzlich mit dem Thema digitale Bestätigung beschäftigt, ist der Beitrag zur digitalen Unterschrift im Pflegealltag ein guter Einstieg – dort lässt sich das Prinzip der Signatur im Alltag gut verankern.

Wer muss den Leistungsnachweis unterschreiben?

In der ambulanten Pflege bestätigen in der Regel Klient:innen oder rechtliche Vertreter:innen die erbrachten Leistungen. Zusätzlich braucht es häufig eine interne Freigabe (z. B. durch die Pflegedienstleitung), damit der Prozess vollständig und prüfsicher bleibt.

Im elektronischen Leistungsnachweis läuft das typischerweise so ab:

• Vor Ort: Klient:innen oder Vertreter:innen unterschreiben auf einem mobilen Endgerät.
• In der Einrichtung: Die verantwortliche Stelle prüft und gibt die Nachweise frei.
• Für die Abrechnung: Daten sind sauber strukturiert und können weiterverarbeitet werden.

Wichtig: Das Ziel ist nicht Kontrolle, sondern Vereinfachung und Sicherheit. Ein guter digitaler Prozess schafft Transparenz, ohne Misstrauen zu erzeugen.

Häufige Herausforderung: „Leistungsnachweis nicht unterschrieben“

Die Anfrage „Leistungsnachweis nicht unterschrieben“ kommt in der Praxis häufiger vor, als viele Teams zugeben – und sie ist teuer, weil sie Rückläufe, Nacharbeiten und Verzögerungen auslöst.

Ein elektronischer Leistungsnachweis reduziert dieses Risiko, weil er:

• Unterschriften situativ ermöglicht (direkt nach Leistungserbringung)
• Nachweise statusbasiert führt (z. B. „offen“, „bestätigt“, „korrigiert“, „final“)
• Verantwortlichkeiten klar macht (wer muss noch bestätigen?)

Für Klient:innen ist außerdem relevant, nur tatsächlich erbrachte Leistungen zu bestätigen – darauf weist u. a. die Verbraucherzentrale hin. Das lässt sich digital besonders gut unterstützen, weil Leistungen nachvollziehbar angezeigt werden können. Externe Einordnung: Verbraucherzentrale: Probleme mit der Rechnung des Pflegedienstes

Telematikinfrastruktur (TI): Die technische Grundlage für sichere Übermittlung

Sobald Leistungsnachweise nicht nur intern genutzt, sondern standardisiert und sicher übermittelt werden sollen, spielt die Telematikinfrastruktur (TI) eine zentrale Rolle.

huskycare setzt von Anfang an auf TI-nahe Prozesse, um Anforderungen an Authentifizierung und sichere Datenübertragung zu erfüllen. So können Klient:innen vor Ort digital unterschreiben, während sich die verantwortliche Pflegeleitung – je nach Anwendungsfall – über geeignete Verfahren authentifiziert.

Wer den offiziellen Rahmen nachlesen möchte, findet hilfreiche Einordnungen u. a. bei Krankenkassen und im GKV-Umfeld:

• AOK: Elektronisch erstellte Leistungsnachweise
• GKV-Datenaustausch: Vereinbarung nach § 105 Abs. 2 Satz 2 SGB XI (PDF)

Vorteile für Pflegeeinrichtungen und Krankenkassen

Der elektronische Leistungsnachweis ist mehr als „Papier sparen“. Richtig umgesetzt, zahlt er direkt auf Abrechnungssicherheit, Effizienz und Qualität ein.

Für Pflegeeinrichtungen

• Weniger Rückfragen und Nacharbeiten durch klare Status und Verantwortlichkeiten
• Schnellere Durchlaufzeiten – besonders relevant für die Abrechnung
• Höhere Datenqualität durch strukturierte Erfassung

Wenn ihr Abrechnung grundsätzlich stärker automatisieren wollt, passt dazu auch der Überblick über unsere Abrechnungssoftware für die Pflege.

Für Krankenkassen

• Bessere maschinelle Verarbeitbarkeit
• Potenzial für automatisierte Prüfprozesse
• Mehr Standardisierung in der Datenübermittlung

Wie huskycare euch bei der Umstellung unterstützt

Digitalisierung in der Pflege funktioniert nur, wenn sie den Alltag entlastet. Deshalb ist uns wichtig, Prozesse so zu gestalten, dass Teams sie ohne extra „IT-Projekt“ in den Betrieb integrieren können.

Drei Bausteine, die dabei typischerweise zusammenwirken:

• Eine praxistaugliche Oberfläche, z. B. über eine intuitive Pflege-App
• Eine saubere, einheitliche Datenbasis (Klient:innen, Mitarbeitende, Touren, Leistungen), wie im Konzept des zentralen Datenhubs für die ambulante Pflege beschrieben
• Ein partnerschaftlicher Einführungsprozess, der die Veränderung im Team mitdenkt – nicht nur die Technik (siehe auch: Digitale Transformation in der Pflege)

„Wir bauen sofort auf die Telematikinfrastruktur. Wir haben keine Altlasten, sondern setzen von Anfang an auf die neuen Themen.“
Alexander Misera, Geschäftsführer huskycare